Os documentos inerentes as atividades da empresa que comprovem os fatos administrativos devem ser encaminhados ao contador, que tem por função registrar e demonstrar através de uma técnica milenar chamada contabilidade.

A Contabilidade interage com o o governo enviando informações obrigatórias que recebe de seu negócio,  e se acontece divergências nessas informações haverá certamente Fiscalização e penalidades.

Atualmente os sistemas governamentais como SPEDs, cruzamentos e mais obrigações inteligentes sendo criadas pelo Fisco faz com que essas informações sejam consistidas e criticadas, por isso é tão importante entregar boas informações para o seu escritório.

1. Por que devo entregar documentos ao Contador?

O Escritório de Contabilidade na figura do contador é parte fundamental para manter uma empresa regular. Por esse profissional passa a maior parte das obrigações legais de uma empresa.

O Contador é responsável, entre outras questões, por:

• Calcular os Impostos: O Contador é o profissional que entende e calcula guias de impostos e possui conhecimento para realizar o planejamento e enquadramento tributário.
• Entregar as informações acessórias ao Governo: O Contador também elabora com as informações da empresa, a apuração, a escrituração e a entrega de obrigações acessórias para o Governo.
• Elaborar a Folha de Pagamento: Muitos escritórios de contabilidade, elaboram e processam a Folha de Pagamento, uma informação muito sensível para manter o clima em sua empresa.
• Por fim, e não por isso menos importante, Elabora os Livros e Relatórios contábeis, livros obrigatórios de acordo com o código civil e que gera enormes benefícios para as empresas.

Agora que conhece as atribuições do Contador importantes para sua empresa, você não pode se recusar a entregar de forma organizada os documentos para o seu profissional?

2. Quais são as principais obrigações do Contador com os documentos?

O Governo nos últimos anos transformou as obrigações acessórias das empresas, através do projeto Sped, exigindo muito mais informações, e principalmente consistência nelas. Essa rede de informações das empresas se cruzam para criar uma verdadeira rede de prevenção à sonegação fiscal.

Assim, mesmo um pequeno deslize, pode gerar fiscalização, diligências de fiscais e transtornos. Por isso é preciso ficar atento as obrigações. As principais são:

a) Área Fiscal

No Simples Nacional temos a apuração de impostos e a DEFIS anual. Em algumas empresas é ainda necessário entregar, DIRF, DCTF e Sped Contábil, ECD, este último quando há investidores anjo.

As informações de Substituição Tributária também podem fazer com que a empresa do Simples Nacional tenha que entregar uma série de GIAS-ST para os Estados onde possuem clientes.

Nos outros enquadramento tributários, as obrigações se elevam. Pois tem as diversas apurações de impostos, os SPEDs, Fiscal ICMS/IPI, o Contribuições, PIS/COFINS, o Reinf, a Escrituração Contábil Fiscal, DCTF, DIRF e outros.

b) Área Contábil

As principais obrigações na área contábil estão relacionadas aos livros e relatórios da área. Aqui o SPED também atingiu os empresários com o ECD (Escrituração Contábil Digital) e o ECF (Escrituração Contábil e Fiscal).

c) Área Trabalhista

Mesmo sem pensar na realidade do e-Social por hora, são diversas as obrigações, como GFIPs, RAIS, CAGED e a própria folha de pagamento.

A sensibilidade é alta aqui, pois um problema durante um processo de desligamento pode gerar um grande passivo trabalhista.

d) Mudanças que impactarão os próximos anos

Além das obrigações tradicionais, a mudança é constante com a melhoria e ampliação gradativa de informações. As novidades que irão impactar nos próximos anos, serão:

1) e-Social

Depois de uma série de adiamentos, 2018 será marcado pelo início do e-Social que integrará informações do MTE, Caixa, Previdência, INSS e Receita Federal.

1.1- Sped EFD-Reinf

Essa obrigação é um complemento ao e-Social e entrará em vigor em Maio. Seu objetivo será transmitir as informações das Retenções na Fonte.

Essa obrigação cruzará informações do tomador e do prestador, sua exigência em prazo no mês foi antecipada.

1.2- Alterações do Simples Nacional

Houve também uma série de mudanças no Simples Nacional em 2018, como mudanças na forma de cálculo, a introdução de informação de folha na apuração (fator r) e mudança de atividades em anexo.

Foi aprovada também a integração entre órgãos para a fiscalização.

1.3– Ampliação da utilização do código CEST e NFE 4.0

Na área da Substituição Tributária, o Governo também vem ampliando a base de informação.

Outra mudança que atinge o empreendedor é a mudança da versão da NFE para a 4.0.

1.4- Introdução da Obrigação de Transação realizada em Espécie.

As informações financeiras sempre foram bem monitoradas com obrigações, como o e-Financeira e o Decred. Mas faltava informações sobre transações em espécie.

Todas essas mudanças ampliam em muito a capacidade de fiscalização dos governos, as responsabilidade dos contadores em entregar as obrigações e a dos empresários em enviar documentos de suas operações.

3. Como o empresário pode ajudar?

Fazer todas essas obrigações não é fácil, mas se torna mais difícil se há falha na informação ou se ela é incompleta.

Aqui, vale bastante a parceria!

O empresário deve garantir o acesso a todas as informações ao contador, com documentos em bom estado, hábeis e organizados. Boas entradas de informações vão garantir boas saídas.

Três ações podem ajudar e muito o contador:

1. Manter um controle financeiro eficiente de entradas e saídas – Organizar as finanças da empresa é papel do empresário. Isso ajudará nas decisões empresariais e poderá orientar o contador para o registro contábil. É importante o empresário conhecer e trabalhar o seu Fluxo de Caixa.
2. Emitir todas as notas fiscais de venda de produtos e serviços – Essa é uma obrigação que consta em Lei e nem sempre é observada. A omissão de receitas é um dos grandes motivos de fiscalização, e não emitir notas fiscais pode prejudicar a entrega de obrigações.
3. Separar as finanças da Pessoa Jurídica da Pessoa Física – É preciso entender que a PJ e a PF não se confundem, existem gastos de cada lado e a “entidade” deve ser preservada. Quando começa a confusão patrimonial entre Pessoa Física e Jurídica, o prejuízo de informações é grande.

4. Quais documentos precisam ser enviados?

 

Todos os documentos a serem enviados, tiveram ou terão algum impacto financeiro e patrimonial na empresa.

Sejam eles comprovantes de gastos e receitas, contratos futuros, empréstimos, processos judiciais, notas fiscais, extratos bancários ou a posição de duplicatas descontadas.

Para facilitar, vamos separar em alguns grupos.

a) Movimento Trabalhista

Neste grupo, são importantes todos os documentos que tenham como base a relação de trabalho, assalariado ou não na empresa.

• Guias de Impostos ou Contribuições: INSS, FGTS, Contribuição Sindical, outras Contribuições Sindicais;
• Recibos de pagamento: Salários, Pró-Labore, Férias, Vale Transporte (compra e entrega) e Atestados Médicos de Funcionários
• Movimentos e recibos de autônomos e Cooperados.

Esses documentos vão suportar o processamento da folha e serão escriturados na contabilidade.

Poderão servir também para a análise das obrigações acessórias.

b) Movimento Fiscal

Esse é um dos mais importantes, pois existem impostos que são pagos logo nos primeiros dias do mês.

Aqui é necessária alguma atenção dada a importância das obrigações tributárias. Isso pois, em algumas ocasiões a empresa se torna responsável pela obrigação tributária.

Assim como são os casos de retenção de impostos e de substituição tributária.

Saiba o que levantar no movimento fiscal:

• Todas as notas fiscais: De entrada e saída, de serviços prestados e tomados, conhecimentos de transporte e compra de bens.
• Notas Fiscais de concessionárias como de Telefonia e de Energia Elétrica.
• Arquivos Eletrônicos: como arquivo na Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais.
• Comprovantes de pagamentos dos impostos: como a DAS, DARF’s, GARE’s e GNRE’s.

A análise de retenções é primordial para que a empresa não tenha prejuízo. Por isso é tão importante ter as informações quase que imediatas.

Um exemplo disso é o CPOM em São Paulo e outros Municípios. Mesmo que o serviço não seja objeto de retenção, se o prestador não tiver o cadastro no município, será obrigatória a retenção.

Outro exemplo são os impostos não cumulativos. Se não houver notas de entrada, prejudicará o cálculo e emissão correta da guia a pagar.

c) Movimento Contábil

No movimento contábil temos todos os outros documentos financeiros.

Eles não podem estar ligados a parte fiscal ou trabalhista.

São eles:

• Extratos: Bancários, de Aplicações, Cartões de Crédito, Posição de Empréstimos e Desconto de Duplicatas;
• Recibos e Contratos: de Locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar;
• Comprovantes diversos: de despesas e de receitas;
• Arquivos eletrônicos: como extratos em ofx e controle de caixa.

No movimento contábil, temos o controle de caixa. Por mais simples que ele seja, é super importante entrega-lo nos documentos mensais.

d) Controle de Estoque

Por último é importante mencionar o controle de Estoque da empresa e o Livro de Inventário ao final do período.

Essas duas informações são essenciais para a apuração do Custo da Mercadoria Vendida que influencia diretamente os demonstrativos financeiros.

Além disso, o Livro Inventário é uma obrigação legal da empresa, e que o contador tem pouca influência em sua preparação.

Se você não tiver o controle de estoque e o Livro Inventário, conte ao seu contador e solicite orientações de como entregar as informações a ele.

5- Como podemos ajudar o Empresário na troca de informações

 

Automatizar/Facilitar a cobrança e envio de documentos

Tradicionalmente, os clientes e suas contabilidades possuem uma rotina mensal. Reúnem todos os documentos, enviam um portador ou motoboy, e retiram todo o volume.

Isso provoca em um trabalho de organização do Empresário e sua equipe. Isso para depois, no escritório, precisar separar tudo de novo para o processamento.

Para ajudar neste tema, utilizamos duas formas de entrega: através de nuvens e por meio de upload seguro em avisos por e-mail.  No caso de e-mail, se acessar pelo celular é possível tirar fotos dos documentos diretamente no ambiente de envio de documentos.

Entregar Ferramenta Eficiente de Controle de Caixa

Muitas vezes o empresário não possui uma ferramenta de controle de caixa, não é mesmo? E as ferramentas do mercado custam um dinheiro que pode ser empregado na operação.

Entregamos uma ferramenta simples e eficiente de controle, com relatório gerencial para a tomada de decisão e a integração automática de extrato para facilitar a conciliação. Tudo pensando na produtividade das equipes.

Os principais benefícios deste cuidado com seus clientes gera:

• Redução de Papel e Custos;
• Maior Controle e Melhor Informação
• Produtividade do Empreendedor e Agilidade do Escritório
• Segurança no Processo.

Conclusão

O contador cumpre um importante papel para as empresas, mas para isso é necessário informações e documentos. As obrigações e sua complexidade se elevaram nos últimos anos exigindo ainda mais de ambas as partes. A entrega de documentos passa a ser essencial nas áreas Fiscal, Contábil, Trabalhista e Estoques.

Para uma boa organização é necessário cumprir boas práticas pela empresa, como realizar um controle de caixa, emitir todas as notas fiscais e ainda não misturar as contas PJ e PF. Do lado da Contabilidade é preciso ajuda-lo para manter uma relação de ganha-ganha.

Entregamos soluções para a entrega de documentos com avisos automáticos e transmissão segura. Além disso, mantemos um sistema de controle de caixa moderno e eficiente para os clientes fazerem o fluxo de caixa, terem relatório gerencial e orientar os trabalhos do contador.

E você, tem entregado os documentos ao seu contador corretamente? Tem alguma prática que facilite a organização das informações?